Новости Стиль жизни Эксперт

Работа на локации, гостевой сервис, меню и декор: лайфхаки по организации свадьбы нового поколения

Ольга Морякова, Анастасия, zerno wedding, свадьба воздушных Лавретьева, Кирилл Пиголкин, Дмитрий Феофанов, зерно

Опыт, как известно, — сын ошибок трудных. Специально для тех, кто планирует свадьбу в ближайшем будущем и не хочет набивать собственные шишки в самый ответственный день, — лайфхаки от умудренных опытом свадебных агентов Zerno Wedding. Зачем нужна рассылка save-the-date, какие моменты важно прописать в договоре с локацией, чем хороша зона нетворкинга с настойками и при чем здесь игра в тетрис – разбираем существенные тонкости организации торжества на примере «Свадьбы Воздушных» — Анастасии и Кирилла Пиголкиных.

проспект медиа, свадьба в коврове, анастасия лаврентьева, кирилл пиголкин, свадебное агентство зерно, ольга морякова, кафе соус

За пару недель до свадьбы Анастасии (в девичестве Лаврентьевой) и Кирилла Пиголкина мы рассказывали вам о том, как пара познакомилась, почему решила обратиться за услугами свадебного агентства Zerno Wedding, с чего началась организация торжества, каких свадебных специалистов они пригласили. Это было в первой статье нашей хроники.

проспект медиа, анастасия лаврентьева, кирилл пиголкин, дмитрий феофанов

Отдельно мы показали «кухню» подготовки невесты и жениха с точки зрения бьюти-процедур, а также примерку платья.

проспект медиа, анастасия лаврентьева, студия кудри локоны, майя мочалова,

Но одно дело – платье, макияж и, допустим, букет невесты. А вот когда дело касается не только самой пары, а их многочисленных гостей, которых нужно пригласить, встретить, довезти до банкета, а потом угощать, развлекать и всячески ублажать – вот тут без помощи профессионалов точно не обойтись (если, конечно, вы не хотите пустить все на самотек и устроить свадьбу в духе фильмов Кустурицы).

Свадьба Пиголкиных состоялась 3 сентября. Календарь перевернули, в свадебное путешествие съездили, фото от Дмитрия Феофанова дождались – теперь можно сделать выводы и поделиться своим опытом с другими молодоженами: в процессе организации масштабных мероприятий мелочей не бывает.

проспект медиа, свадьба в коврове, анастасия лаврентьева, кирилл пиголкин, свадебное агентство зерно, ольга морякова, кафе соус

Рассказывает Ольга Баскакова (Морякова), руководитель агентства Zerno Wedding.

Работа на локации

Ребята – Анастасия и Кирилл — пришли к нам с готовой идеей локации – выбор пал на загородный клуб «Оленьи Пруды». Вопросы по стоимости банкета, бронированию, пробковому сбору и так далее пара взяла на себя. Мы выступали как кураторы, закрывая творческую сторону задач. Например, какое на месте есть техническое оборудование — свет, звук, какова нагрузка на потолки, где организовать выездную церемонию…

Первый совет тем парам, которые планируют свою свадьбу: полностью делегируйте все свадебным агентам, если уж вы обратились к их услугам. Молодожены – не профессионалы, у них нет (да и не должно быть) такого опыта, видения структуры и регламента выполнения задач.

Построение мероприятия – как строительство дома: конечно, вы можете сделать это сами, но профессионал явно сделает лучше.

Основная наша задача как агентов была реализовать на локации выбранный концепт «Субкультуры Воздушных». Концепция развела мероприятие по трем зонам. Основный пунктом был ужин в шатре. Перед ним – аперитив на площадке перед шатром, в рамках которого мы подготовили развлечения для гостей.

И третий пункт — выездная церемония: для молодоженов она прошла на плоту, гости как бы амфитеатром расположились на берегу. Церемония на воде – это очень красиво, но был ряд довольно рискованных моментов, учитывая что свадьба проходила осенью. Погодные условия и спасение от холода, ветра, осадков – все это нужно предусматривать заранее.

При работе с локацией важно учитывать и реальную вместимость пространства. Может случиться так, что площадка заявляет вместимость в 100 гостей, а по факту комфортно будет разместить на ней лишь 60 человек, иначе не останется места, к примеру, для первого танца молодоженов. Специалист опытным глазом этот момент сразу отметит.

Как и то, есть ли рядом подсобка, куда можно спрятать торт, не будет ли скользить пол, нет ли в нем щелей между досками, достаточно ли безопасны осветительные приборы и проводка, хороши ли имеющиеся стулья (никакой декор и флористика не спасут ситуацию, если на локации стоят старые облезлые стулья) и еще сотню деталей.

Договор

Очень важный момент! Когда пара приходит на локацию, нужно сразу заключать договор, где четко нужно прописать такие моменты, как количество гостей, сумму предоплаты, пробковый сбор, временные рамки проведения мероприятия, тот факт, что банкет в этом зале будет только у вас. Обговорите заранее вопрос с парковкой и пропусками на локацию, количество официантов, наличие холодильника, приборов и прочие позиции – все это нужно оформить на бумаге. Это хоть как-то вас обезопасит в непредвиденной ситуации.

проспект медиа, организация свадьбы, органайзер

Трансфер

Отдельная тема, которую рекомендую всегда делегировать агентству (в нашем агентстве этим занимается руководитель по гостевому сервису), – организация трансфера. А именно общение с трансферными компаниями, которые этим занимаются, координация организованного передвижения всех участников свадьбы в течение дня плюс составление маршрутов, логистических карт для свадебных специалистов – всегда возникает куча вопросов. Проще выделить бюджет на услуги агента, а не заниматься «игрой в тетрис» самим.

Настя и Кирилл захотели красивый кортеж для молодоженов и ближайших родственников. Конечно, получилось эффектно. Хотя в нынешнее время это не обязательная статья расходов, сэкономленные средства можно направить, например, на свет или декор.

Декор

Декором на свадьбе Насти и Кирилла занималось агентство Your Wedding Story. Задачей также было воплотить концепт в отведенной время и уложиться в рамки бюджета.


Сложность состояла в масштабе локации, часть декора даже пришлось переносить с церемонии на воде в шатер.


Декор был не совсем традиционный – как и вся свадьба. Я очень приветствую подобные творческие эксперименты и нестандартный подход: кто сказал, что декорации на свадьбе обязательно должны быть персиковыми или оттенка слоновой кости?

Палитру выбрали яркую, в духе современной уличной культуры с элементами граффити, и продемонстрировали, как круто может выглядеть отход от традиций.

Гости

Мы помогали в разработке пригласительных и save-the-date. Это такие предварительные оповещения о том, что вы приглашены на какое-либо мероприятие. Они нужны для того чтобы понять, кто реально сможет прийти на свадьбу.


Как иногда бывает: молодожены приглашают 100 человек, находят локацию, которая вмещает 100 человек, а потом оказывается, что будет только 50 гостей, и в итоге в большом помещении они чувствуют себя, как мухи в спортзале.

Фактически save-the-date – это залог правильного распределения бюджета.

Отправив эту карточку, вы получите от гостей обратную связь. Затем составляется окончательный список гостей, ищется локация, подходящая под концепт и стилистику события, и только потом отправляются пригласительные на свадьбу – электронные и классические, типографские.



В случае Насти и Кирилла дизайном пригласительных (а также save-the-date и фотозоны с граффити) занимался специалист маркетингового агентства Lavr.digital — его основала сама невеста. Весь креатив, идея, отрисовка — его заслуга, здесь мы помогали лишь составить текст.


Все хлопоты, связанные с гостями, Пиголкины решили взять на себя. И это ох как непросто!

Обычно мы очень плотно взаимодействуем с гостями, координируем их, верстаем сайт специально для гостей. Мы знаем, как кого зовут, у кого какой подарок, кто в каких носках пришел. Практика показывает, что гости на большом мероприятии – как дети. Им нужно все показать, рассказать, проводить. Курируем каждого гостя вплоть до вызова ему такси при необходимости.

В России — кроме жителей мегаполисов — люди часто не умеют довериться и отдыхать, даже когда за них все уже спланировали. Наш человек, как правило, не избалован высококлассным сервисом, ему все время нужно быть начеку и заранее все разузнать – когда подарить цветы, когда поздравить и так далее…

Гостевой сервис – это правда важно.

Меню и напитки

Рассказывает Анастасия Пиголкина (Лаврентьева): «У нас не было цели всех накормить до отвала, хотелось, чтобы все активничали, танцевали, и не было тяжело на желудке наутро. Поэтому все закуски и блюда были не жирными и дополняли друг друга.

Меню на банкете полностью курировала Ирина — директор загородного клуба «Оленьи Пруды». Она отличный специалист, не дала нам сильно разгуляться, чтобы сэкономить бюджет. Перед церемонией мы заказали небольшой фуршет, он включал в себя брускетты, фрукты, канапе.

И пиво! У нас пиво было на церемонии и весь вечер в бассейне.

Отдельно расскажу про бар. Он был как бы отражением нашей пары.

С одной стороны — неформальный островок с бородатым барменом и настойками, а с другой — зона «нетворкинга» и нежных коктейлей со сладкой ватой и игристым. Нетворкинг — потому что у бара удалось собрать всех гостей, которые за стопочкой настойки и обсуждением вкуса знакомились друг с другом.


Что касается еды для банкета, то мы остановились на одном блюде для всех, а вот салаты для мужчин взяли с мясом, а для женщин — с морепродуктами. Общим блюдом был шашлык: на мой взгляд, это отличное решение, потому что много горячего на банкете — перебор, все остаётся, гости объедаются.

Обычно молодые себе на стол берут то же самое и в том же количестве, что и гостям, но нужно учитывать, что молодым не особо хочется есть, да и некогда. Мы взяли по порции горячего, салат, сырную тарелку, морскую тарелку и ещё что-то лёгкое.

Чуть не забыла! Мы же еще были в «МакДональдсе» и в кафе «Соус»! Эти заведения тоже пришлись в тему нашего мероприятия и отразили наш дух.

Мы с Кириллом очень любим ездить в разные заведения и вкусно покушать, поэтому даже на свадьбе мы решили не обходить стороной «Мак», поели бургеров с картошечкой, а потом отправились в «Соус» и запили все вкусными коктейлями. Ну а Дмитрий Феофанов запечатлел это на камеру».

Много информации? А то! Это мы еще не упомянули про развлечения и активности. Ну а что получилось в итоге сотрудничества двух креативных полюсов — пары Анастасии и Кирилла и агентства Zerno Wedding — увидим в финальной статье нашей хронологии «Свадьбы Воздушных».

Поделиться:

Комментировать

Нажмите здесь, чтобы оставить комментарий

Войти с помощью: 
Авторизация
*
*
Войти с помощью: 
Регистрация
*
*
*
Войти с помощью: 
Генерация пароля